המדריך המלא לבחירת קופה רושמת לעסק שלך

קופה רושמת היום היא הרבה יותר ממכשיר לתיעוד ההכנסות בעסק. היא צריכה להיות כלי עבודה חכם, שמכיר את העסק ועוזר לו להתפתח, לצמוח ולהרוויח יותר – וביעילות.

איך לבחור את הקופה המתאימה לעסק שלך? אנחנו כאן עם כמה טיפים שיעזרו לך לעשות את הבחירה המדויקת.

כבר מזמן לא רק קופה רושמת

פעם הקופה הרושמת הייתה בעיקר מכשיר שמתעד את המכירות. היא הייתה עושה את החשבון, מקבלת את הכסף, נותנת עודף וסוגרת את היום. החיבור בינה ובין כל הדברים האחרים שמתרחשים בעסק היה ידני ומסורבל.

היום המצב הוא שונה. קופה רושמת חייבת להיות חלק מהעשייה הכוללת בתוך העסק עם פונקציות רחבות יותר שנותנות תמונה מדויקת כל הזמן על מצב ההכנסות.

חשוב לבחור קופה רושמת שיהיו בה פונקציות של דוחות, חיבור לממשקי הנהלת החשבונות, הוצאת חשבוניות דיגיטליות, ניהול פונקציות הסליקה וניהול המלאי בעסק. היא צריכה לספק הזדמנות לנהל את העסק ממקום אחד.

קופה רושמת שמספקת חיבור לכל הממשקים הפיננסיים בעסק

היום אנחנו מנהלים את העסקים שלנו מתוך מחשבה על כמה שיותר אוטומציה. אוטומציה עוזרת לנו בעיקר לחבר בין ממשקים שונים בעסק וליצור תהליכי ניהול יעילים יותר. הקופה הרושמת שתבחר לעסק חייבת להתחבר לרעיון הזה.

איך זה קורה אצלנו? אנחנו מספקים קופה רושמת שמתחברת לממשקים רבים בתוך ניהול העסק, מהנהלת החשבונות דרך הנפקת דוחות פיננסיים ועד למערכת שעון נוכחות וניהול עובדים, כך שהרבה מאד פעולות יכולות להתבצע בתוך ממשק הקופה ואין צורך לעבור בין תוכנות שונות.

הקופה הרושמת יכולה היום גם לספק אינפורמציה שיווקית, עם פרטי הלקוחות שמועברים למחלקת השיווק ומספקים בסיס לקמפיינים ללקוחות חוזרים ודומים. הכל נעשה תחת קורת גג אחת.

חשוב לבחור קופה רושמת שמתאימה לאופי העסק

האם העסק שלך גדול? עם כמה סניפים ומערכות גדולות שמתפעלות אותו? האם מדובר בעסק קטן ומצומצם שאותו מנהל אדם אחד? ואולי לא כאן ולא כאן אלא בדיוק באמצע? חשוב לבחור קופה רושמת חכמה שתתאים בדיוק לאופי העסק ולמצב הצמיחה שלו.

אחד הדברים שהיו לנו חשובים היה להתאים את סוג הקופה שאנחנו מציעים ללקוח למצב העסק ולרמת הצמיחה שלו, כך אפשר לבחור בפונקציות שמתאימות לעסק קטן, עסק בינוני או עסק גדול ומורכב.

הבחירה הזו לא רק עוזרת ליצור את הפונקציות המדויקות הדרושות לכל עסק בניהול הקופה שלו, אלא גם להסתכל קדימה אל המטרות להגדלת העסק ולראות איך תפעול הקופה יכול להתקיים בהתאם לכך.

קופה רושמת לבית קפה היא לא הקופה שתבחר לפיצוציה

לכל עסק יש את האופי שלו והדרישות שלו. בית קפה למשל, דורש קופה זמינה ואפילו ניידת, כזו שיהיה אפשר לגשת איתה אל הלקוח ולחייב אותו במקום, כפי שקורה היום בהרבה בתי קפה בארץ ובחו"ל. התהליך הזה מייעל את הפעילות בבית הקפה והופך את השירות ללקוח לטוב יותר.

בפיצוצייה או חנות נוחות, אנחנו צריכים קופה שתאפשר לנו לשקול את המוצרים שמגיעים בשקיות. זהו צורך שלא קיים בבית הקפה. קופה רושמת ממוחשבת עוברת התאמה לסוג העסק, עם פונקציות שדרושות רק לו. משקילה ועד לשימוש בטאבלטים וניידים כדי להגיע עד השולחן, לכל עסק אפשר להתאים את הקופה הכי חכמה ויעילה עבורו.

קופה רושמת עם ממשק ניהול חכם – מכל מקום בעולם

כמנהלים, אנחנו כבר לא צריכים להיות נוכחים בעסק כל הזמן. אנחנו יכולים לעקוב אחרי הפעילות בעסק מרחוק, להתעדכן במכירות אונליין ולהיות בקשר עם העובדים שלנו לתמיכה ופתרון בעיות גם אם אנחנו נמצאים מעבר לים או בפגישה מחוץ לעסק.

חשוב לבחור בקופה רושמת שיש לה ממשק חיבור מרחוק, כזה שיאפשר לך לעקוב כל הזמן אחרי הנעשה בעסק, לראות את המכירות ואת מה שנכנס ויוצא מהקופה ולבצע פעולות מרחוק כדי לתמוך בנעשה בעסק אונליין.

קופה רושמת חייבת לכלול סליקה מאובטחת

אחד הדברים הכי חשובים בבחירת קופה רושמת הוא הסליקה. היום אנחנו מחויבים לשמירת האינפורמציה שהלקוחות שלנו מוסרים לנו והסליקה בעסק חייבת להיות מאובטחת בסטנדרטים הכי גבוהים שאפשר.

הקופות הרושמות שלנו מצוידות בתוכנה המותאמת לסליקה לפי התקן המאובטח EMV. זו אפשרות סליקה בטוחה ומתקדמת שמסייעת לעסקים בארץ ובעולם לשמור על בטיחות הנתונים שמועברים מהלקוחות בקנייה בקופה ולנהל את המכירות עם ראש שקט.

בסופו של דבר, בחירת קופה רושמת היא לא דבר שאפשר לעשות בלי לחשוב היטב על הצרכים של העסק. חשוב לקחת רגע ולציין לעצמך את כל הדברים שהיית רוצה שיקרו בתהליך המכירה מול הלקוח ואילו חיבורים צריך לעשות בין תהליך המכירה בקופה ובין כל שאר הדברים שמתרחשים בעסק.

תהליך החשיבה הזה יעזור לך למצוא קופה רושמת שמתאימה בדיוק לצורכי העסק שלך ועוזרת לך להגדיל את המכירות ולהפוך אותן להרבה יותר יעילות. אנחנו ב-AP עוזרים לך לעשות זאת עם מגוון רחב של קופות רושמות בהתאמה מיוחדת לכל עסק.