הגיע זמן הפתיחה? כך תבחרו מערכת הזמנות למסעדה

קווים לדמותה של תוכנה למסעדות

בחירת מערכת הזמנות למסעדה מתחילה מהבנת הצרכים וכל עסק הוא שונה. כל מסעדה שונה מהאחרת בהיקף התפריט והצע הארוחות, גודל המטבח, מספר השולחנות, מספר העובדים ואנשי הצוות שמנהלים את המערכת ובדברים רבים נוספים.
כשמתחילים את החיפוש אחר תוכנה לניהול מסעדה חשוב להשקיע מחשבה ולפרט לעצמכם את כל הפונקציות הדרושות לניהול תקין של העסק. כך למשל במסעדה קטנה שבה יש סרוויס אחד ביום ותפריט מצומצם שמשתנה כל הזמן, יהיו דרושות פונקציות אחרות מאשר במסעדה גדולה שבה יש כמה סרוויסים ביום, תפריט קבוע, ארוחות עסקיות, הפי האוור וזמינות גבוהה בסופי שבוע.

מערכת הזמנות למסעדה וגם למטבח

כל תוכנה לניהול מסעדה שתבחרו צריכה לכלול חיבור בין קומת הסועדים לקומת המטבח. כך שגם הצוות של המטבח יוכל לקבל תמונת מצב של כל הזמנה, לדעת מה מצפה לו ולתקשר באופן שוטף וישיר עם הצוות שנמצא מקדימה, מול הלקוחות.
מערכת הזמנות למסעדה כוללת פירוט של כל המנות במטבח לפי תפריטים ושעות ביממה, רישום וסידור של שולחנות בתוך המסעדה, פירוט מקומות פנויים, חיבור למערכות הזמנה חיצוניות ולאפליקציות שונות, ניהול מלאי במטבח ומאחורי הקלעים כדי לעקוב אחר אילוצים ושינויים בתפריט, פונקציות של ניהול קופה והנהלת חשבונות, קבלת דוחות וסליקה מיידית של הלקוח.
כיום, אפשר לעבוד עם מערכת הזמנות למסעדה המחוברת גם למכשירי סליקה ניידים ומאפשרת חיוב מהיר של הלקוח ליד השולחן ולא רק בקופה הראשית, מה שמסייע במהלך ימים עמוסים.

תוכנה לניהול מסעדה שחושבת קדימה

כל מערכת הזמנות למסעדה שתבחרו חייבת להתכתב עם הדרך שבה מנהלים יזמים ומסעדנים היום את המסעדות שלהם. היא חייבת להציע חוויית משתמש דינאמית, תזזיתית, מתבוננת על העתיד, חכמה ויעילה.

אלו כמה מהפונקציות שכוללת תוכנה למסעדות כיום:

קופה חכמה: קופה חכמה שמאפשרת הזמנת מקום, ניהול ההזמנה וחיבור אל המטבח בקלות, לצד סליקה מהירה ונוחה לאחר הארוחה. היום, אפשר לרכוש מערכת הזמנות למסעדה שמתחברת גם למכשירים ניידים ולסלוק את התשלום על הארוחה גם ליד השולחן, מבלי שהלקוח צריך לקום מהכסא. בזמן עומס במסעדה, מדובר על כלי חכם שחוסך הרבה מאד זמן.
חיבור לכל מחלקות המסעדה: לא רק המטבח והבר, אלא גם הנהלת החשבונות, מחלקת השיווק והמחסן – כל אלו צריכים להיות מחוברים לאותה המערכת כדי שבכל רגע נתון יהיה אפשר לשלוט על מה שקורה במסעדה. תוכנה למסעדות כוללת גם פונקציות של ספירת מלאי, הגדרת מוצרים ותפריט, דוחות הנהלת חשבונות וקופה ואיסוף נתונים על הלקוח, לצורך שימור לקוחות, שיווק ועוד.
שליטה גם מרחוק: אם יש לך מספר מסעדות ועסקים שונים, לא תוכל להיות נוכח בכל שעות הפעילות במסעדה ותצטרך לסמוך על הצוות שלך. היום קל ופשוט לעקוב אחר מצב הקופה והתפוסה במסעדה גם מרחוק, באמצעות תוכנה לניהול מסעדה שמאפשרת חיבור קל מרחוק מכל מקום, באמצעות וויי פיי, דרך הנייד או הלפטופ. כך תוכל להיות בכל מקום בעולם ועדיין לדעת בדיוק מה קורה במסעדה שפתחת.
מערכת הזמנות למסעדה שכוללת גם אפשרות ניהול עובדים: לצד מערכת הזמנות למסעדה שמטפלת בלקוחות, חשוב שתהיה אפשרות גם לנהל את מצבת העובדים בצורה חכמה ויעילה. במסעדה, מתחלפים העובדים מדי יום כמה פעמים, בהתאם למספר המשמרות ולשעות הפתיחה. עובדים מתחלפים במהירות והקצב שבו קולטים עובדים חדשים לעבודה הוא מהיר מאד.
כבר בתחילת הדרך, כשעוד בוחנים את הצורך במספר עובדים וקולטים עובדים חדשים, חשוב לבחור מערכת הזמנות למסעדה המאפשרת לראות את התמונה כולה בכל שעה ביום ולדעת כמה כוח אדם יש במסעדה. תוכנה לניהול מסעדות יכולה לכלול גם פונקציה של ניהול עובדים ושעון נוכחות, כך שאפשר לדעת בדיוק מי נמצא במקום בכל משמרת, מי ניהל את הקופה ומי רשם הזמנה כזו או אחרת.
הנהלת חשבונות חכמה: בשעות עומס בכל מסעדה יכולות לקרות טעויות בקופה או בהזמנות. לקוחות באים והולכים, יש עומס וחשוב במצב כזה להיות עם היד על הדופק ולוודא שכל פעולה נרשמת בקופה. מערכת הזמנות למסעדה חייבת לכלול גם פונקציה של הנהלת חשבונות חכמה, שמוציאה בצורה קלה ופשוטה את ההזמנות, יוצרת את החשבון במהירות ומספקת פרטים על מי שרשם את ההזמנה, באיזו שעה כל הזמנה בוצעה, מה הוזמן בכל שולחן ומה המחיר ששילמו הסועדים. המעקב הזה חשוב לא רק בזמן הסרוויס, אלא גם בסוף היום – כדי להבין מה עבד ומה פחות ואילו תקלות היו בדרך.
סליקה מאובטחת: מערכת הזמנות למסעדה כוללת בדרך כלל גם חיבור לחברת סליקה מסוימת. אחד הדברים החשובים ביותר הוא לוודא שהסליקה מאובטחת לפי התקנים המחמירים ביותר. במסעדה עמוסה, שאליה מגיעים לקוחות רבים וכל אחד סולק בכרטיס אשראי שונה, זהו אחד הדברים החשובים שצריך לדאוג להם כשבוחרים תוכנה לניהול מסעדה וחברת סליקה שמתחברת אליה.
אופציות להתאמה אישית: בעידן של אילוצים תזונתיים, אלרגיות ורגישויות חשוב לבחור תוכנה לניהול מסעדה שבה אפשר לציין למטבח על בחירות של לקוחות, אילוצים ורגישויות. מערכת הזמנות למסעדה שכוללת את כל המנות והמרכיבים שלהן ומאפשרת בחירה ושינוי תוך לחיצת כפתור, מייעלת את העבודה בתוך צוות המסעדה. המלצר או המלצרית מדווחים על האילוצים למטבח בקלות ואלו מופיעים בתוך המערכת.
שמירה על קשר עם לקוחות: אם הלקוחות שלכם התאהבו במנות ובתפריט, חשוב שתקחו את זה צעד אחד קדימה. שמירה על קשר עם הלקוחות שביקרו במסעדה, עדכון על מבצעים ותפריטים מיוחדים, ברכות יום הולדת ושאר תכנים יכולים לעזור לכם ליצור בסיס לקוחות קבוע למסעדה. בחרו מערכת הזמנות למסעדה שמאפשרת להכניס פרטים על הלקוחות וליצור מועדון לקוחות שיווקי שיאפשר לכם לשמור על קשר ולפתח קהילה סביב המסעדה.

מערכת הזמנות למסעדה עם התאמה אישית, שירות ותמיכה

לצד כל הדברים הטכניים שחייבת לכלול מערכת הזמנות למסעדה חשוב לזכור שבמקום שבו יש כל הזמן עבודה, צוות מתחלף ושעות של עומס, כדאי לצמצם כמה שיותר תקלות ובעיות. חשוב לבחור תוכנה לניהול מסעדה שמותאמת אישית לקצב ולצרכים של המקום ושמגיעה עם תמיכה ושירות טובים ואיכותיים מאנשי המקצוע המתאימים.
כל מערכת הזמנות למסעדה שתבחרו חייבת להיות מותאמת לדרישות המיוחדות של העסק שלכם, להיקף של העסק ולאופי שלו. אנחנו מזמינים אתכם להכיר את מערכת AP מבית אקיופוז שנותנת מענה למסעדות, בתי קפה, בארים ומוסדות אוכל אחרים בארץ ובעולם ומאפשרת ליזמים האמיצים שמאחוריהם להיות עם היד על הדופק ולנהל את מערך ההזמנות בקלות, לייעל את פעילות העסק, לחסוך כסף ולנהל את מצבת העובדים והכל ממקום אחד.